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高效职场人生,巧用5项沟通工具

发布时间:2016-06-12 源自:药工作网 阅读次数:14315 [字体:大  ]

人类是群居动物,活在社会上,就需要无时无刻的与他人沟通,去配合他人,或是让他人配合自己的工作。很多时候,个体的效率低,问题不是出现在执行力,而是往往选择了错误的沟通工具及沟通方式,导致反反复复,拖沓不前,伤己扰民,最终耽误一个团队整个项目的进度。

 

此篇文章是我之前工作的感悟与总结,也是原来带兵经常讲的一个环节,经验之谈,希望对职场人员有所帮助。

 

时间是你的工具,沟通渠道与沟通方式亦是你的工具,合理利用及分配你的工具,你就是人生时间管理的艺术大师。

 

大家基本上都听说过“沟通漏斗”,人们在沟通时,用言语表达心里的100%的内容时,讲出来便只剩下80%,而当这80%的内容进入别人的耳朵时,由于文化水平、知识背景等差异化的原因,便只留存了60%。实际上,真正被别人理解了、消化了的消息大概只有40%。另外,我们自己也经常能体会到,邮件里沟通几天的事情,电话几十分钟就解决了,电话里几十分钟也说不清楚的事情,面谈几分钟就解决了。可见选择沟通工具的重要性。因此,我为大家分析一下目前身边能接触到的各种沟通工具的利弊,及建议的使用方式,审时度势,物尽其用,一来规避沟通漏斗带来的信息出入,二来提高个人及团队的综合作战效率。

 

面谈

 

面谈沟通是效率最高的沟通形式。人们在沟通的时候,文字部分传达的信息不到总量的10%,而语气语调中包含的信息量为30%,更大一部分则在于双方的眼神、表情、肢体语言等。只有在面谈的时候,双方才可以全方位的交流,也是建立双方情感信任最好的方式。这是双方最高效、最充分理解彼此思想,根据对方反馈及时纠正可能的理解错误,从而减少信息误解,提升工作效率。而且面谈的时候,可以察言观色,根据交谈对象的言行举止,哪些话题对方感兴趣,知道哪些话该说,哪些话不该说,哪些话可以点到为止,这里可以充分利用沟通技巧,将你想要传达的目标,用对方能够接受的方式去传递。这也是电话及邮件等其他沟通工具不具备的最大的优势,因此建议大家在条件允许的前提下,尽量用面谈的形式探讨问题,尤其是参与人员不足够了解项目的前期。

 

电话

 

电话沟通虽然不能想面谈一样实现全方位的沟通与交流,但是它能实现远程推进事件进展最快的工具,通话过程中可感受对方的语气语调等情感信息,把控沟通交流的节奏,通常几句话,简单、直接、有效,能让对方最短时间的知晓事件进展;根据事件进展交流、沟通意见,对整个事件做微调;督促对方向前推进某个环节,或提醒对方查看某个邮件或者文件,加深对方对该事件的重视程度。它是介于面谈及邮件沟通之间比较好的折中方式。

 

邮件

 

邮件沟通具备不易被对方及第三方打扰,记录事件发展过程,易于转发传播,可追溯性强,可对信息深入思考、接收方与发送方不需要同一时间参与等优点,但表达力有限,并不能及时有效的传达信息。除非双方或多方已经对沟通的信息达到高度一致,否则很容易产生误解。而且从沟通效率的角度来讲,文字沟通本身就是时间杀手,需要严格控制。

 

微信

 

随着移动互联网的普及,碎片化的信息传播模式被大量人群接受,但作为职场人士,我们应该尽量避免这种低效而且容易引起误解的沟通方式。微信最好只作为一种辅助性的沟通手段,只建议以下两种工作方式时使用微信,第一,在工作群中发一些简短的通知性信息;第二,多人远程视频会议,第二种方式我个人用的情况较多,方便并节省成本。而当对方在微信端给你留言的时候,最高的效率选择是“电话”,几分钟解决一个可能在微信上要耗费半个小时或是更长时间的议题。

 

QQ

 

除了文字方式的及时通信外,还具备语音通信、视频通信和文件传输的功能,但是一般我个人只用它的大文件传输功能,速度快。